Помимо обучения в формате открытых или корпоративных курсов, наша компания приняла решение о запуске собственного подкаста, тема которого — управление проектами.
Разумеется, это не будет полноценной заменой учебного курса, тем не менее мы надеемся, что вопросы и темы, поднимаемые в этих выпусках, будут интересны и полезны многим как начинающим, так и опытным специалистам в области управления проектами.
Кроме аудио–файла с записью подкаста на сайте будет опубликован полный текст выпуска. Итак...
Добрый день, уважаемые слушатели!
Я рад представить вам первый выпуск подкаста, посвященного проектному управлению. Для начала представлюсь.
Меня зовут Дмитрий Федотов, я генеральный директор компании «Ди–Рес», которая занимается консалтингом, обучением и исследованиями в области управления проектами, эффективного и бережливого производства, информационных систем.
Наш подкаст будет выходить один раз в две недели, с продолжительностью каждого выпуска около 10 минут.
Итак, начнём!
В первом выпуске я предлагаю определиться с предметной областью и терминологией, ответить на вопрос «Что такое проект?»
Слово «проект» происходит от латинского слова «проектус» (projectus), что переводится как «брошенный вперед», «выступающий вперед».
В русском языке существует 4 значения слова «проект».
Во–первых, этим словом называют план создания какого–либо сооружения или устройства.
Во–вторых, «проектом» называют черновой или рабочий вариант документа — например, из фразы «в Госдуму представлен проект нового закона» вовсе не следует, что закон будет принят именно в таком виде, это лишь одна из рабочих версий документа.
В–третьих, слово «проект» употребляют как синоним слов «намерение, замысел» или устаревшего «прожект». Примером использования можно назвать шутливое «в те времена, когда Вас ещё и в проекте не было!», то есть «До Вашего рождения».
Ну и, наконец, четвертое значение — совокупность мероприятий и объектов, связанных с решением какой–либо задачи. Именно об этом значении и пойдет речь дальше.
Есть несколько так называемых «канонических» определений проекта. Одно звучит как «временная деятельность, направленная на получение уникальных результатов», другое — как «замысел, идея, образ, воплощенные в форму описания, обоснования, расчетов, чертежей, раскрывающих сущность замысла и возможность его практической реализации». В проекте нового ГОСТа значится ещё одно определение: «комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленный на создание уникального продукта или услуги в условиях временных и ресурсных ограничений». Но, на мой взгляд, все эти определения не являются достаточными и не совсем точно объясняют отличие проектной деятельности от исследовательской или операционной.
В первом определении указывается всего одино ресурсное ограничение — время. Между тем ограничений у проекта гораздо больше, и они не менее важны. Далее, из определения совершенно не ясно, в чьих интересах эта временная деятельность ведется. Но есть в этом определении очень важный момент — результаты проекта должны быть уникальными! Если мы из раза в раз получаем один и тот же результат, то это производство, а не проект.
Второе определение не годится вовсе, поскольку представляет нам лишь документальную часть проекта, без каких–либо намёков на собственно действия по реализации. Но из этого определения, единственного из трёх, мы можем понять, что подразумевается реализация чего–то конкретного, что было продумано и описание которого формализовано.
Третье определение снимает претензии по типу ограничений, содержит упоминание уникальности результата, но опять же не отвечает на вопрос об интересах.
Так что же такое проект? Давайте вспомним ещё раз четвертое значение этого слова — «совокупность мероприятий и объектов, связанных с решением какой–либо задачи». Это наиболее близко к определению, поскольку говорит уже не только о мероприятиях, то есть действиях, но и об объектах, в качестве которых могут выступать и ресурсы — например, временные или человеческие, и ограничения.
Но ни одно из приведенных ранее определений или значений слова не даёт нам понимание, зачем же, собственно, эта деятельность ведётся, или для кого разрабатываются все эти описания, обоснования, расчеты и чертежи?
В общем случае принято говорить «в интересах заказчика проекта», но и это неполная информация. Кроме заказчика есть огромное количество других людей, которые заинтересованы в результатах проекта, в его успешности или неуспешности. Это и те, кто будут финансировать проект, и те, кто лично будет пользоваться результатами, продуктом проекта, это и руководитель проекта, и конкуренты — всех участников проектной деятельности и прочих заинтересованных лиц мы непременно рассмотрим подробно в одном из следующих подкастов. Сейчас же наша цель — найти определение проекта, которое включит в себя помимо двух ключевых отличий проекта от операционной деятельности — ресурсных ограничений и уникальности результата — тех, в чьих интересах реализуется проект.
Нельзя забывать о том, что у проекта должна быть конкретная цель, то есть исполнители будут не просто проводить исследования в интересах науки, с непредсказуемым результатом и без жёстких временных ограничений. К результатам, продукту проекта должны быть выработаны вполне конкретные и формализованные требования.
Исходя их всего сказанного, я бы сформулировал общее определение проекта как «получение определённого уникального результата в условиях ограниченных ресурсов и с соблюдением баланса интересов всех заинтересованных сторон».
Что ж, определение у нас есть, давайте разберем его подробно.
Первое — определённый, то есть формализованный и документированный в виде требований, уникальный результат. Можно, конечно, говорить, кто каждый автомобиль, сходящий с конвейера, по своему уникален (особенно если речь идёт об автомобиле отечественного производства), но, тем не менее, конвейер — это производство. По ходу работы конвейера никакие изменения не вносятся в конструкцию. Результат известен, способ его достижения тоже.
Такая же ситуация с производством ежемесячного журнала — сбор материала, верстка, утверждение, типография, отправка покупателям. Да, каждый месяц получается уникальный результат, отличающийся от предыдущего, но все отличия сводятся только к одной фазе — сбор и подготовка материала, включая размещение рекламы. Но эти операции — типовые. Точно известна миссия журнала, его стилевая направленность. Известно количество, размер и стоимость рекламных блоков, дело сводится к их продаже.
Что ещё? Сдача бухгалтерской отчетности — опять же, каждый месяц результат, казалось бы разный в плане цифр, но по сути работа по подготовке этой отчётности известна и регламентирована. Элемент новизны вносят от раза к разу фискальные органы, довольно часто меняющие требования и условия, но это неизбежное зло, форму борьбы с которым каждый сам выбирает для себя. Кстати, все изменения в требованиях законодательства не относятся к процессу сдачи бухгалтерской отчетности! Кстати, вполне может быть инициирован проект по адаптации программного обеспечения или по изменению процедур сбора информации — он будет проведен один раз, после чего подготовка отчётности вновь станет, условно говоря, производством.
Конвейер, журнал, отчётность... В каждом случае результат получается отличным от предыдущего в чём–то, но процедуры, которые приводят к получению результата, неизменны, и мы не рассматриваем эти виды деятельности как проектные.
Далее, ресурсные ограничения. Любой проект инициируется для того, чтобы получить прибыль, пусть даже она будет выражаться не в денежном эквиваленте. Это, в свою очередь, ограничивает возможный для выделения на проект объём ресурсов. Если у компании физически отсутствует возможность выделить или привлечь для реализации проекта N денежных единиц даже при твёрдой уверенности, что проект принесёт 10N денежных единиц прибыли через год — компания не пойдёт на этот проект. Если Заказчику проекта нужны результаты через месяц, он не будет готов ждать год. Этим и отличаются проекты от исследований — «слушать» сигналы из космоса с целью расшифровать иноземное послание можно бесконечно долго, равно как и невозможно поставить перед учёными задачу ровно через месяц расшифровать все нуклеотидные последовательности ДНК. Когда сделают — тогда и сделают, временным ресурсом в данном случае управлять невозможно.
Соответственно, в проекте должны быть определены (хотя бы предварительно) абсолютно все требуемые для получения конечного результата ресурсы.
Перейдём к последней части определения — «соблюдение баланса интересов всех заинтересованных сторон». Обычно все заинтересованные стороны (кроме конкурентов, разумеется) хотят, чтобы проект был завершён успешно, в срок, в рамках запланированных ресурсов. Руководитель проекта заинтересован в улучшении собственной репутации, заказчик в отличном результате, сторона финансирования — в непревышении лимитов, исполнители — в том, чтобы их привлекали и в дальнейшем.
Но не всегда всё бывает так прозрачно. Иной раз заказчик может быть заинтересован в неудаче проекта! Почему? Да потому, что уверен, что в этом случае ему выделят дополнительные средства или резервы. Либо же он может быть заинтересован не в качестве результата, а в привлечении конкретного исполнителя, от которого что–то получит взамен. В любом случае, руководитель проекта должен вовремя определить мотивацию каждой из сторон в проекте, чтобы снизить риски неуспешности проекта и собственного поражения во внутрипроектной борьбе.
Резюмируя всё, сказанное выше, я повторю обязательные атрибуты проекта:
требования к результату определены, и результат является уникальным;
известны все требуемые для реализации проекта ресурсы, их объём ограничен;
соблюдается баланс интересов всех заинтересованных сторон.
Проект — получение определённого уникального результата в условиях ограниченных ресурсов и с соблюдением баланса интересов всех заинтересованных сторон.
На этом я завершаю первый выпуск нашего подкаста. Следите за анонсами следующих выпусков на нашем сайте! Удачи и всего вам доброго!
